Zo maakt u uw bedrijf klaar voor een subsidieaanvraag
Een subsidieaanvraag indienen kost tijd en energie. Met de juiste voorbereiding vergroot u de kans op succes en voorkomt u dat u halverwege vastloopt op een administratieve eis.
Administratieve basisorde
Zorg dat uw KvK-inschrijving up-to-date is. Controleer uw SBI-codes, rechtsvorm en het geregistreerde adres. Een subsidieverstrekker matcht uw aanvraag met uw KvK-gegevens; afwijkingen leiden tot vertraging of afwijzing.
Houd uw jaarrekeningen en belastingaangiften bij. Veel regelingen vragen om financiële stukken van de laatste één of twee boekjaren als bewijs van continuïteit. Start-ups zonder jaarrekening kunnen vaak een interimsituatie of prognose aanleveren.
Projectadministratie opzetten
Subsidies worden achteraf verantwoord op basis van daadwerkelijk gemaakte kosten. U moet uren, facturen en betalingen kunnen koppelen aan het gesubsidieerde project. Richt vóór de start van een project een aparte projectcode of kostenplaats in uw boekhouding in.
Voor de WBSO geldt een extra eis: u moet een S&O-urenadministratie bijhouden die aantoont hoeveel uur elk personeelslid aan speur- en ontwikkelingswerk heeft besteed. Een achteraf-reconstructie wordt door de Belastingdienst niet geaccepteerd.
Uw activiteitenbeschrijving scherp formuleren
De kwaliteit van uw activiteitenbeschrijving is de grootste bepalende factor voor uw subsidiekansen. Een vage beschrijving ('wij ontwikkelen software') leidt tot lage matchscores en zwakke aanvragen.
Beschrijf concreet: welk technisch of maatschappelijk probleem lost u op? Waarom is uw aanpak nieuw of vernieuwend? Welke specifieke activiteiten en investeringen plant u dit jaar? Hoe groot is het team dat hieraan werkt? Hoe preciezer, hoe beter de match met beschikbare regelingen.
De-minimis ruimte bewaken
De Europese de-minimisverordening bepaalt dat een onderneming over drie belastingjaren maximaal €300.000 aan staatssteun mag ontvangen zonder dat dit als verboden staatssteun wordt aangemerkt. Veel kleinere subsidies vallen onder deze drempel.
Houd bij welke de-minimissteun u de afgelopen drie jaar heeft ontvangen. Als u die ruimte overschrijdt, kunt u bepaalde regelingen niet meer aanvragen. Uw subsidieverstrekker vraagt hier bijna altijd naar.
Welke regelingen passen bij uw bedrijf?
Klyno matcht uw bedrijfsprofiel automatisch met honderden Europese bronnen — met een score, een leesbare motivatie en bewaking van elke deadline.