Verwerkersovereenkomst
Deze verwerkersovereenkomst (de "Overeenkomst") maakt integraal deel uit van de overeenkomst tussen Klyno (de "Verwerker") en de klant (de "Verwerkingsverantwoordelijke"). Zij regelt de verwerking van persoonsgegevens die de Verwerker uitvoert in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke bij het gebruik van de dienst, en is opgesteld conform artikel 28 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Laatst bijgewerkt: 1 maart 2026
1. Onderwerp en duur
De Verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van het leveren van de dienst: het matchen van het bedrijf van de Verwerkingsverantwoordelijke met relevante subsidies en aanbestedingen en het begeleiden bij aanvragen. Deze Overeenkomst geldt zolang de onderliggende overeenkomst van kracht is en de Verwerker persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke.
2. Aard en doel van de verwerking
De verwerking omvat het opslaan, raadplegen, analyseren en combineren van gegevens die nodig zijn om passende regelingen te vinden en deadlines te bewaken. De verwerking vindt uitsluitend plaats op basis van schriftelijke instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke, waaronder deze Overeenkomst en het gebruik van de dienst. De Verwerker verwerkt geen persoonsgegevens voor eigen doeleinden.
3. Categorieën van betrokkenen en gegevens
Betrokkenen zijn onder meer de contactpersonen, gebruikers en medewerkers van de Verwerkingsverantwoordelijke. De categorieën persoonsgegevens omvatten: contact- en accountgegevens (naam, e-mailadres, functie), bedrijfsgegevens gekoppeld aan personen (zoals KvK- en vestigingsgegevens) en gebruiksgegevens van de dienst. Er worden geen bijzondere categorieën persoonsgegevens verwerkt, tenzij de Verwerkingsverantwoordelijke die zelf invoert.
4. Verplichtingen van de Verwerker
De Verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend volgens de instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke, waarborgt de vertrouwelijkheid door personen met toegang tot geheimhouding te verplichten, en verleent redelijke medewerking bij het voldoen aan verzoeken van betrokkenen en aan verplichtingen zoals gegevensbeschermingseffectbeoordelingen. De Verwerker informeert de Verwerkingsverantwoordelijke indien een instructie naar zijn oordeel in strijd is met de AVG.
5. Beveiligingsmaatregelen
De Verwerker treft passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. Hieronder vallen versleuteling van gegevens tijdens transport en opslag, toegangscontrole volgens het principe van least privilege, logische scheiding van klantgegevens, doorlopende monitoring en een proces voor het beheer van kwetsbaarheden. Een nadere beschrijving is opgenomen op de beveiligingspagina van de dienst.
6. Subverwerkers
De Verwerkingsverantwoordelijke verleent algemene toestemming voor het inschakelen van subverwerkers voor de levering van de dienst. De Verwerker legt aan iedere subverwerker ten minste dezelfde verplichtingen op als in deze Overeenkomst en blijft aansprakelijk voor het handelen van zijn subverwerkers. De actuele lijst met subverwerkers is hieronder opgenomen; de Verwerker informeert de Verwerkingsverantwoordelijke bij voorgenomen wijzigingen, zodat deze desgewenst bezwaar kan maken.
7. Doorgifte buiten de EER
De verwerking van persoonsgegevens vindt in beginsel plaats binnen de Europese Economische Ruimte. Indien in uitzonderlijke gevallen doorgifte naar een land buiten de EER noodzakelijk is, gebeurt dit uitsluitend met passende waarborgen zoals een adequaatheidsbesluit of door de Europese Commissie vastgestelde modelcontractbepalingen.
8. Datalekken
De Verwerker informeert de Verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging na kennisname van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die betrekking heeft op diens gegevens. De Verwerker verstrekt de informatie die de Verwerkingsverantwoordelijke nodig heeft om te voldoen aan zijn meldplicht bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, waar vereist, aan de betrokkenen, en verleent redelijke medewerking bij de afhandeling.
9. Audits
De Verwerker stelt de Verwerkingsverantwoordelijke desgevraagd de informatie ter beschikking die nodig is om de naleving van deze Overeenkomst aan te tonen. De Verwerkingsverantwoordelijke kan, met redelijke aankondiging en niet vaker dan eenmaal per jaar, een audit (laten) uitvoeren, waarbij de bedrijfsvoering van de Verwerker zo min mogelijk wordt verstoord en de vertrouwelijkheid van andere klanten wordt gewaarborgd.
10. Teruggave en verwijdering
Na beëindiging van de dienst verwijdert of retourneert de Verwerker, naar keuze van de Verwerkingsverantwoordelijke, alle persoonsgegevens en verwijdert bestaande kopieën, tenzij bewaring wettelijk verplicht is. Verwijdering vindt plaats binnen een redelijke termijn conform het bewaarbeleid van de Verwerker, waarna geanonimiseerde of statistische gegevens die niet tot een persoon herleidbaar zijn, mogen worden bewaard.
Overzicht subverwerkers
De Verwerker maakt gebruik van onderstaande subverwerkers voor het leveren van de dienst. Alle genoemde partijen verwerken gegevens binnen de Europese Unie.
| Subverwerker | Doel | Locatie |
|---|---|---|
| Cloud-hostingprovider (EU) | Hosting van de applicatie en databases | Europese Unie |
| E-maildienstverlener | Verzending van transactionele mail en deadline-herinneringen | Europese Unie |
| Betaaldienstverlener | Verwerking van abonnementsbetalingen | Europese Unie |
| Foutmonitoring & logging | Signaleren en oplossen van technische fouten | Europese Unie |
Vragen over deze verwerkersovereenkomst of een ondertekend exemplaar nodig? Neem contact op via privacy@klyno.app.